Psikologi Manajemen (Tugas Softskill II)

A. PENGERTIAN STRUKTUR MANAJEMEN

1. Definisi Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

2. Fungsi dari Manajemen

Pengorganisasian Sebagai Fungsi dari Manajemen

Pengorganisasian merupakan fungsi dari manajemen, yang merupakan proses dalam mengatur manusia, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Fungsinya :

- Mengatur orang-orang.

- Mengatur kegiatan dalam perusahaan.

- Mengadakan pembagian kerja.

- Menempatkan orang–orang dalam departemen.

- Menetapkan batasan–batasan wewenang.

3. Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

3.1. Manfaat Struktur Fungsional

- Penggunaan sumber daya yang efisien, skala ekonomis

- Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan

- Kemajuan karier dalam departemen fungsional

- Panduan dan pengendalian dari manajemen puncak

- Koordinasi yang luar biasa dalam fungsi-fungsi

- Pemecahan masalah teknikal yang berkualitas

3.2. Manfaat Struktur Divisional

Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada kesamaan produk, program, atau daerah geografis. perbedaan keterampilan merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

- Cepat tanggap, fleksibilitas pada lingkungan yang tidak stabil

- Memperhatikan kebutuhan konsumen

- Koordinasi kebutuhan konsumen

- Koordinasi yang luar biasa lintas departmen fungsional

- Pembebanan tanggung jawab yang jelas bagi permasalahan produk

- Penekanan terhadap keseluruhan produk dan tujuan divisional

- Pengembangan keterampilan manajemen umum.

4. Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

4.1. Kerugian Struktur Fungsional

- Komunikasi lintas departemen fungsional yang buruk

- Tanggapan lambat yang diberikan pada perubahan lingkungan,

  ketinggalan inovasi

- Keputusan terkonsentrasi pada hirarki puncak, menciptakan penundaan

- Tanggung jawab bagi masalah yang muncul sulit ditunjukkan secara tepat

- Pandangan terbatas mengenai sasaran organisasi dari pada karyawan

- Pelatihan manajemen umum yang terbatas bagi karyawa.

4.2. Kerugian Struktur Divisional

- Duplikasi sumberdaya lintas divisi

- Kurang pendalaman teknis dan spesialisasi dalam divisi-divisi

- Koordinasi yang buruk lintas divisi

- Kurangnya kendali sumberdaya menajemen puncak

- Kompetesi untuk sumberdaya perusahaan

5. Contoh Kasus

Samsung dan Apple tampaknya memang menganut hubungan "hate love relationship" atau hubungan benci tapi cinta. Pasalnya, walau bersaing sengit untuk pasar smartphone, keduanya pada dasarnya saling membutuhkan.
Dilansir KompasTekno, Kamis (16/4/2015) dari Bloomberg, Samsung membentuk tim khusus untuk mengerjakan komponen layar pada produk-produk Apple. Tim tersebut berisi 200 pekerja yang bekerja secara eksklusif.
Tugas utama tim adalah mengakomodir layar untuk produk-produk iPhone, iPad, dan MacBook. Mereka juga membantu pengembangan produk Apple dan tak diperkenankan untuk membeberkan rencana-rencana Apple ke depan.
Tim ini baru dibentuk pada 1 April lalu. Dengan ini, Apple masih menjaga posisinya sebagai pelanggan divisi komponen Samsung yang terbesar.
"Tim eksklusif untuk Apple mengisyaratkan pengembangan hubungan antara Samsung dan Apple," kata analis dari lembaga penelitian IHS, Jerry Kang.
Sebelumnya, gesekan antara kedua perusahaan terjadi akibat hak paten. Apple menuntut Samsung yang dianggap menjiplak desain iPhone. Samsung pun melancarkan serangan balik.
Vendor Korea Selatan tersebut menuduh pabrikan Cupertino menggunakan beberapa bagian teknologi transmisi wireless buatan Samsung tanpa izin.
Terlepas dari ketegangan di masa lalu, nyatanya kini ikatan kedua perusahaan semakin kuat. Ke depan, Samsung tak hanya bakal jadi pemasok komponen tampilan Apple.
Lebih dari itu, Samsung rencananya juga bakal menjalin kerjasama sebagai pemasok semikonduktor untuk Apple. Disinyalir, Samsung bakal membuat prosesor A9 untuk produk iPhone mendatang.

Saran:

Strutuk Fungsional:

Dilihat dari sudut pandang fungsional dikatakan lebih baik jika Apple melakukan usaha dimana tugas, orang, dan teknologi dibentuk menjadi per grup-grup “fungsional” yang terpisah , hal ini perlu dicontohkan dari Samsung yang mengerjakan hal tersebut dengan membaginya per tim bahkan dibentuknya tim khusus tersebut. Perlunya hal itu dilakukan agar Apple dapat membuat suatu inovasi yang jauh lebih baik dari produk mereka sebelumnya, bahkan tidak perlu lagi adanya persaingan yang terjadi antara Apple dan Samsung. Apabila hal itu membagi per grup benar dilakukan, maka Apple dapat konsen dalam meciptakan, membentuk dan membuat software bahkan hardware mereka yang bisa lebih baik atau sama dengan produk Samsung, bahkan mereka bisa bersaing secara sehat.

Struktur Divisional:

Pada struktur Divisional masih terpelihara spesialisasi fungsional pada masing masing divisi. Disini dapat dilihat apabila Apple membentuk divisi pada setiap bidang yang mereka kerjakan maka hal itu dapat melengkapi satu sama lain. Apple harus lebih peka terhadap pasar sebagai minat dari produk mereka, dan lebih cepat tanggap terhadap perubahan yang ada. Mungkin hal yang perlu dilakukan Apple sebelum membentuk divisi/bagian pada masing-masing spesialisasi unit, yaitu dengan melakukan pelatihan pada semua karyawan Apple seperti halnya yang Samsung lakukan.

B. ACTUATING DALAM MANAJEMEN

1. Pengertian Actuating dalam Manajemen

Menurut Nawawi (2000) pelaksanaan atau penggerakan (actuating) yang dilakukan setelah organisasi memiliki perencanaan dan melakukan pengorganisasian dengan memiliki struktur organisasi termasuk tersedianya personil sebagai pelaksana sesuai dengan kebutuhan unit atau satuan kerja yang dibentuk. Di antara kegiatan pelaksanaan adalah melakukan pengarahan, bimbingan dan komunikasi termasuk koordinasi. Koordinasi sebagai proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan kerja yang terpisah suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien. Tanpa koordinasi, individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi. Mereka mulai mengejar kepentingan diri sendiri yang sering merugikan pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Kebutuhan akan koordinasi tergatung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksanaan. Apabila tugas tersebut memerlukan informasi antar satuan, derajat koordinasi yang tinggi adalah yang paling baik. Koordinasi sangat dibutuhkan bagi organisasi yang menetapkan tujuan tinggi.

2. Pentingnya Actuating dalam Manajemen

Penggerakan itu sangat penting, disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :

- Penggerakan (actuating) adalah usaha untuk menggerakkan manajemen.

- Manusia adalah unsur yang pertama dan utama dalam kegiatan

  manajemen.

- Perencanaan berhasil karena manusia menyatukan dan menghimpun

  kegiatan-kegiatan bersama yang tepat.

- Organisasi menjadi efektif apabila manusia menggunakannya untuk

  bekerja sama secara baik dan tertib.

- Pengawasan akan efektif karena digunakan untuk membantu manusia

  dalam mencapai tujuannya.

- Manajemen akan berhasil apabila menggerakkan orang-orang atau

  manusia yang kompeten dengan tepat.

3. Prinsip Actuating dalam Manajemen

Kegiatan penggerakan (actuating) biasanya akan memperoleh hasil yang maksimal apabila memperhatikan faktor-faktor di bawah ini :

- Memperlakukan manusia dengan sebaik-baiknya.

- Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia.

- Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi.

- Menghargai hasil pekerjaan yang baik dan sempurna.

- Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih.

- Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup.

- Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Sumber :

http://www.apapengertianahli.com/2015/03/pengertian-organisasi-tujuan-ciri-struktur-organisasi.html.

http://www.organisasi.org/1970/01/pengertian-struktur-organisasi-serta-empat-elemen-di-dalamnya-ilmu-pengetahuan-ekonomi-manajemen.html

http://www.manajemenn.web.id/2011/08/pengertian-pengorganisasian.html.

http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-contoh-bentuk-struktur-organisasi/

http://tekno.kompas.com/read/2015/04/16/16260047/Samsung.Bentuk.Tim.Khusus.untuk.Kerjakan.Layar.iPhone

Manulang, M. 2012. Dasar-dasar manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Wiratmo, M. Kewirausahaan. Depok: Universitas Gunadarama.

Ramli, R. dan Warsidi, A. Pengantar Manajemen.

Psikologi Manajemen (Tugas Softskill I)

I.                  PSIKOLOGI MANAJEMEN

A.    Pengertian Psikologi Manajemen

Psikologi Manajemen adalah suatu studi tentang tikah laku manusia yang terlibat dalam proses manajemen dalam rangka melaksanakan fungsi-fungsi manajeman untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Manajemen sangat diperlukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan misalnya perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya, tanpa adanya manajemen tentu semua tidak akan berjalan dengan baik. Dengan kita memanage hal hal tersebut, tentu kita jadi bisa melakukan hal tersebut dengan baik dan tertata.

B.     Pengertian Manajemen

Kata manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Dalam buku Manajemen Teori, Praktik, & Riset Pendidikan, kata  manajemen berasal dari bahasa Latin, yaitu dari asal kata manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. Kata-kata itu digabung menjadi kata kerja managere yang artinya menangani. Managere diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris dalam bentuk kata kerja to manage, dengan kata benda management, dan manager untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen.

Manajemen erat kaitannya dengan konsep organisasi. Manajemen diperlukan ketika terdapat sekumpulan orang-orang (yang pada umumnya memiliki karakteristik perbedaan) dan sejumlah sumber daya yang harus dikelola agar tujuan sebuah organisasi dapat tercapai. Tujuan tersebut sangat beragam, tergantung dari jenis sebuah organisasi. Menurut Tisnawati Sule, manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan organisasi melalui rangkaian kegiatan berupa perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian orang-orang serta sumber daya organisasi lainnya. Hakikat manajemen adalah merupakan proses pemberian bimbingan, pimpinan, pengaturan, pengendalian, dan pemberian fasilitas lainnya. Pengertian manajemen dapat disebut pembinaan, pengendalian pengelolaan, kepemimpinan, ketatalaksanaan yang merupakan proses kegairahan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

C.    Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah seangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya. Fungsi-fungsi manajemen terdiri dari beberapa fungsi, yaitu:

1.      Perencanaan atau Planning, yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan di masa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

2.      Pengorganisasian atau Organizing, yaitu proses yang menyangkut bagaimana strategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh, sistem dan lingkungan organisasi yang kondusif, dan bisa memastikan bahwa semua pihak dalam organisasi bisa bekerja secara efektif dan efisien guna pencapaian tujuan organisasi.

3.      Pengimplementasian atau Directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktivitas yang tinggi.

4.      Pengendalian dan Pengawasan atau Controlling, yaitu proses yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan.

II.               Perencanaan / Planning

a.      Pengertian Planning

Menurut Harold Koonts dan Curil O. Dunnei, perencanaan adalah fungsi-fungsi manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dan alternatif-laternatif yang ada.

Menurut GR Terry, perencanaan adalah kegiatan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai waktu yang akan datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Menurut Billy E. Goetz, perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Berdasarkan pengertian-pengertian di atas dapat dikatakan bahwa perencanaan merupakan kegiatan atau proses membuat rencana yang kelak dipakai perusahaan dalam rangka melaksanakan pencapaian tujuannya. Di dalam kegiatan–kegiatannya, perusahaan atau organisasi banyak berhadapan dengan berbagai keterbatasan sumberdaya seperti tenaga seperti tenaga kerja, dana, waktu, peralatan dan kemampuan. Karena itu, dengan adanya rencana, diharapkan kegiatan menjadi lebih efektif dan efesien, terlebih lagi dalam rangka melaksanakan roda perusahaan yang kompleks dan penuh persaingan.

Adapun Perencanaan merupakan suatu proses atau salah satu fungsi manajemen yang merupakan keputusan dalam memperkirakan (mengasumsikan atau memprediksikan tindakan-tindakan) kebutuhan organisasi di masa yang akan datang.

b.      Langkah-langkah dalam Menyusun Perencanaan / Planning

·         Merumuskan Misi dan Tujuan

Usaha sistematis formal untuk menggariskan wujud utama dari perusahaan , sasaran sasaran, kebijakan kebijakan dan strategi untuk mencapai sasaran-sasaran dan wujud utama perusahaan yang bersangkutan.

·         Memahami Keadaan Saat ini

Perencanaan menyangkut jangkauan masa depan dari keputusan-keputusan yang dibuat sekarang, untuk mengenal sistematis peluang dan ancaman dimasa mendatang. Dengan pilihan langkah-langkah yang tepat akan lebih menguntungkan perusahaan. Meliputi jangka pendek dan sampai jangka panjang.

·         Mempertimbangkan faktor pendukung dan penghambat tercapainya Tujuan

Segala kemudahan dan kemungkinan hambatan dalam usaha mencapai tujuan perlu sedini mungkin diidentifikasi, agar persiapan dapat dilakukan. Disatu pihak perusahaan dapat meraih kemudahan dan manfaat optimal dengan kesempatan yang tersedia.

·         Menyusun rencana kegiatan untuk mencapai tujuan.

c.       Manfaat Perencanaan / Planning dalam Manajemen

·         Membentuk arah yang jelas.  Karena suatu perencanaan meliputi usaha untuk menetapkan tujuan atau memformulasikan tujuan untuk dicapai, maka perencanaan dapat membedakan arah bagi setiap kegiatan produksi dengan jelas. Dengan adanya kejelasan arah tersebut maka kegiatan akan dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektivitas yang setinggi mungkin. Sebaliknya tanpa adanya arah yang jelas maka kita tidak akan mengetahui apakah hasil yang kita capai dalam kegiatan ittu masih dalam kerangka pencapaian tujuan.

·         Mengidentifikasi hambatan-hambatan.  Perencanaan dan manajemen akan memudahkan dalam mengidentifikasi hambatan-hambatan yang mungkin timbul dalam usaha mencapai tujuan. Dengan memperhitungkan hambatan-hambatan itu, persiapan untuk mengatasinya menjadi lebih terarah. Pemecahan masalah hambatan ini juga akan mendorong anggota organisasi untuk selanjutnya waspada dalam memilih suatu persoalan yang muncul, melatih mereka dalam pemecahan masalah dan dapat mempertinggi kepekaan mereka terhadap adanya gangguan dalam organisasi.

·         Memusatkan perhatian pada tujuan organisasi. Dalam perencanaan, kita dapat mengetahui apakah tujuan-tujuan tersebut telah kita capai. Dengan demikian, koreksi-koreksi terhadap penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dapat diketahui seawal mungkin. Akibat dari penilaian berdasarkan tujuan yang telah direncanakan ini, pemborosan dan usaha-usaha yang tidak menunjang pencapaian tujuan dapat dihindari.

·         Menghindarkan pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali. Perencanaan manajeman juga sangat membantu dalam mengidentifikasi pertumbuhan dan perkembangan apa saja yang akna datang. Resiko-resiko yang mengancam tersebut lebih diprioritaskan untuk dihindarkan daripada dihadapi.

·         Untuk memeriksa masalah-masalah kritis yang sedang dihadapi organisasi serta menentukan tujuan organisasi dan cara untuk mencapai tujuan tersebut. 

·         Sebagai pedoman yang jelas untuk pengambilan keputusan. 

·         Mampu menciptakan dan mengembangkan tim yang mampu menerima pertanggungjawaban atas peran mereka dalam rencana tersebut.

·         Perencanaan mempermudah controlling. 

·         Perencanaan meningkatkan moral karyawan dan menciptakan suasana ketertiban dan disiplin dalam organisasi. 

·         Perencanaan manajemen memudahakn koordinasi karena semua kegiatan diarahkan menuju tujuan bersama. 

·         Perencanaan dalam manajemn melibatkan antisipasi peristiwa masa depan dan membantu dalam mengurangi ketidakpastian di masa depan. 

·         Perencanaan mendorong manajer untuk menyiapkan blue print yang harus diikuti untuk mencapai sasaran. 

d.      Jenis-jenis Perencanaan / Planning dalam Organisasi

Ada dua jenis perencanan / planning utama, yakni rencana strategik dan rencana operasional.

·         Rencana Strategik (Strategic Plans)

Rencana strategik adalah rencana komperhensif yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan atau organisasi dalam jangka panjang. Perencanaan strategik yang dilakukan oleh top manajemen bertujuan mengimplementasikan misi organisasi dan menentukan tujuan yang harus dicapai oleh keseluruhan organisasi manapun oleh unit-unit bisnis yang ada di dalamnya.

·         Rencana Operasional (Operational Plans)

Rencana operasional adalah rencana yang merupakan penguraian lebih terinci mengenai bagaimana rencana strategik akan diimplementasikan.

Rencana operasional antara lain meliputi:

o   Rencana produksi: metode dan teknologi yang digunakan dalam proses produksi

o   Rencana keuangan: dana yang diperlukan untuk membiayai operasional perusahaan.

o   Rencana fasilitas: fasilitas dan tata letak yang diperlukan untuk mendukung aktivitas perusahaan.

o   Rencana personalia: proses rekruitmen, seleksi dan penempatan personil dalam   perusahaan. 

o   Rencana Operasional terdiri dari rencana tetap (standing plans) dan rencana sekali pakai (single used plans) :

o   Rencana tetap (standing plans) adalah rencana yang digunakan lebih dari satu kali untuk menangani situasi yang dpat diperkirakan dan terjaid berulang-ullang.

o   Rencana sekali pakai (single used plans) adalah rencana yang hanya digunakan untuk mencapai tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila tujuan tersebut telah tercapai. 

Daftar Pustaka : 

Leavitt, Harold J. (1992). Psikologi Manajemen. Jakarta: Erlangga.

Tisnawati Sule, Erni. (2004). Pengantar Manajemen. Bandung : Kencana.

Usman, Husnaini. (2008). Manajemen Teori, Praktik, & Riset Pendidikan. Jakarta : Bumi Aksara.

Fathoni, Abdurrahmat. (2006). Organisasi dan Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung : Rineka Cipta.

Yayat,M. Herujito. (2001). Dasar-dasar Manajemen. Jakarta. Grasindo Gramedia Widiasarana Indonesia.

http://www.belajarakuntansionline.com/manfaat-perencanaan-dalam-manajemen/

indryawati.staff.gunadarma.ac.id